Jauh hari sebelum membuat VISA ke Jepang, saya banyak melakukan riset dengan membaca blog maupun tulisan orang lain mengenai prosedur pembuatan maupun kendala-kendala yang dihadapi dalam pembuatan VISA tersebut. Akibat kebanyakan membaca blog dan tulisan orang, pikiran saya jadi ikut terinduksi oleh semacam rasa takut. Karena tidak sedikit dari yang saya baca tersebut bercerita mengenai kegagalan-nya pada saat membuat VISA Jepang. Saya pun mulai dihinggapi ketakutan/keparnoan, parno VISA saya juga ditolak karena tidak memenuhi persyaratan. Sampai kemarin, saya mengalami sendiri bagaimana sensasi membuat VISA di Kedutaan Jepang di Indonesia di Jakarta.

Sampai sekarang, saya selalu menganggap bahwa kantor-kantor (rumah) kedutaan yang sering kita lihat di negara kita adalah layaknya ‘negara dalam negara’. Hal ini lebih dikarenakan karena kantor mereka yang sangat tertutup, dengan pengamanan ekstra tinggi, CCTV ada di mana-mana, kawat duri mengelilingi gedung mereka yang tinggi, pintu yang selalu tertutup dan selalu ada mobil polisi (biasanya berwarna oranye) yang parkir di depan gedung mereka. Ternyata pendapat saya tersebut tidak salah.

Kedutaan Jepang (Embassy of Japan) di Indonesia di Jakarta berlokasi di protokol utama Jakarta, tepatnya di MH Thamrin No 24 Jakarta. Sangat mudah ditemukan karena dekat dengan Bundaran HI, dan bersebelahan dengan Plaza Indonesia/EX. Menurut informasi yang kami peroleh, loket untuk penyerahan permohonan VISA dibuka mulai jam 08.30 dan hanya melayani sampai jam 12 siang. Maka datanglah kami berlima pada hari itu untuk menyerahkan permohonan VISA kami tepat jam 8.30 di kedutaan. Untuk masuk ke gedung kedutaan, kita harus antre, karena satu pintu dipergunakan baik untuk masuk maupun keluar. Itu pun izin untuk dapat masuk atau tidak-nya hanya diberikan oleh petugas dari dalam gedung, karena kunci/tombol untuk membuka pintu ada di ruang kendali yang ada di dalam gedung, jadi pintunya tidak bisa kita buka dari luar. Bagitu masuk ke pintu pertama, kita akan diminta untuk menyerahkan KTP/identitas dan diganti dengan kartu tamu yang bertuliskan nomor urut kita masuk gedung pada hari itu. Sedangkan untuk warga negara asing yang tidak memiliki KTP, maka nomor paspornya akan dicatat oleh petugas.

Setelah menyerahkan KTP dan mendapatkan kartu tamu, kita harus masuk ke pintu kedua, dimana pintu ini merupakan pintu masuk yang sebenarnya. Memasuki pintu kedua ini kita melewati petugas pemeriksaan, seperti ketika kita akan memasuki bandara. Ada alat pemindai, semacam detektor. Saya tidak yakin apakah ini detektor baja atau alat pemindai yang lain. Tas yang kita bawa akan diperiksa isinya oleh petugas di pintu ini. Setelah lolos pemeriksaan, kita kembali masuk kepintu ketiga dan bertemu ruang kosong, semacam pertemuan antara banyak ruang di gedung itu. Di sebelah kiri kita akan langsung dihadapkan dengan ruangan penyerahan berkas VISA dan jika kita berbelok ke arah lain maupun naik ke lantai atas akan kita temui kantor-kantor kedutaan. Karena agak ketakutan dan memang hanya akan mengurus VISA, kami langsung menuju pintu untuk penyerahan dokumen VISA.

Ruangan ini tidak terlalu luas, namun tidak bisa juga dikatakan sempit. Dengan kursi-kursi antrian dan loket-loket penyerahan berkas, serta poster-poster dan banner tentang negara Jepang. Kita harus terlebih dahulu mengambil nomor antrian untuk menyerahkan berkas. Meskipun sudah diusahakan datang tepat jam 8.30, kami mendapatkan nomor antrian belasan, dimana nomor termuda yang kami peroleh adalah nomor 19. Artinya sudah ada 18 orang yang telah terlebih dahulu datang sebelum kami. Saya baru ngeh, kalau 8.30 adalah waktu dibukanya loket, bukan waktu dibukanya pintu kedutaan. Maka kami di sana terlebih dahulu mempersiapkan dokumen-dokumen untuk diserahkan.Dan sialnya, pagi itu kami lupa, bahwa foto yang kami bawa harus ditempel di permohonan sehingga kami tidak membawa alat perekat, untung saja ada bapak-bapak di sana yang berbaik hati meminjami kami lem untuk menempelkan foto tersebut.

gambar loket penyerahan dokumen pembuatan VISA (loket 1-3)

foto full team, ki-ka: Dini, Saya, Zile, Irwan, dan Rio.

Nomor antrian tertera tepat di bagian atas loket, dimana nomor antrian ini tidak mengeluarkan bunyi/suara. Jadi hanya akan ada bunyi ‘tuuung’ kemudian angka akan berubah. Oleh karena itu kami harus memperhatikan nomor urut tersebut, jangan sampai terlewat. Nomor antrian untuk pengajuan sendiri dan penyerahan massal dibedakan, jadi jangan khawatir akan didahului oleh travel agent yang sekali mengajukan permohonan bisa 5 atau lebih permohonan sekaligus. Tidak lama mengantri, nomor kami pun dipanggil. Karena Dini yang mendapat nomor urut paling muda (19) maka Dini yang pertama kali maju. Tidak lama dipanggil, Dini memanggil kami semua untuk maju sekaligus, kata petugasnya bisa sekalian, karena kami pergi berombongan.

Petugas VISA tersebut merupakan orang Indonesia dengan senyum manis dan pelayanan yang ramah. Beberapa loket lain petugasnya adalah orang Jepang, yang sangat lancar berbahasa Jepang. Untungnya petugas kami adalah ‘orang sendiri’, hehe. Dengan teliti diperiksanya kelengkapan permohonan VISA kami satu persatu. Karena tidak melampirkan bukti keuangan, petugas tersebut menanyakan, apa memang betul tidak ada bukti keuangannya? saya menjelaskan bahwa karena saya PNS, maka tidak saya lampirkan bukti keuangannya, meski sudah saya cetak. Kemudian si mbaknya sambil tersenyum mengatakan bahwa karena sudah dicetak, lebih baik dilampirkan saja, hehe.

Maka selesailah proses submit visa kami hari itu. Sebelum dipanggil saya sempat dagdigdug karena takut permohonan saya ada yang kurang, ditambah saya tidak membawa asli Kartu Keluarga pada hari itu karena belum sampai, masih dalam proses pengiriman dari kampung, namun ternyata memang tidak diminta. Fiuhh ….

Tanda terima permohonan VISA tersebut berupa kertas sederhana, dengan data yang kami tuliskan sendiri dengan tangan, tidak dicetak secara elektronik. Hanya diberi barcode nomor urut dan stempel dan paraf petugas saja, sangat sederhana, dan tidak berbelit-belit. Permohonan akan diproses dalam tiga hari kerja, dan tiga hari kerja ke depan kami bisa mengambilnya dengan menunjukkan tanda terima tersebut. Menurut si mbak yang menerima permohonan kami, kami akan dihubungi melalui telepon apabila ada permohonan kami ada yang kurang. Tentu saja kami berdoa agar permohonan kami tidak kurang suatu apapun.

Kelengkapan permohonan VISA kunjungan sementara untuk tujuan wisata dengan biaya sendiri , sebagaimana dilansir secara resmi di web kedutaan Jepang di Indonesia diantaranya:

1. Paspor.

2. Formulir permohonan visa dan Pasfoto terbaru (ukuran 4,5 X 4,5 cm, diambil 6 bulan terakhir dan tanpa latar, bukan hasil editing, dan jelas/tidak buram)

3. Foto kopi KTP (Surat Keterangan Domisili)

4. Fotokopi Kartu Mahasiswa atau Surat Keterangan Belajar (hanya bila masih mahasiswa)

5. Bukti pemesanan tiket (dokumen yang dapat membuktikan tanggal masuk-keluar Jepang)

6. Jadwal Perjalanan  (semua kegiatan sejak masuk hingga keluar Jepang)

7. Fotokopi dokumen yang bisa menunjukkan hubungan dengan pemohon, seperti kartu keluarga, akta lahir, dlsb. (Bila pemohon lebih dari satu)

8. Dokumen yang berkenaan dengan biaya perjalanan:

   Bila pihak Pemohon yang bertanggungjawab atas biaya
   * Fotokopi bukti keuangan, seperti rekening Koran atau buku tabungan 3 bulan terakhir (bila penanggung jawab biaya bukan pemohon seperti ayah/ibu, maka harus melampirkan dokumen yang dapat membuktikan hubungan dengan penanggung jawab biaya)

Bagi yang termasuk dalam kategori berikut, maka Pemohon maupun anggota keluarga (suami/istri dan anak) tidak perlu melampirkan bukti keuangan (tercantum pada nomor 8). (Bila diperlukan, dokumen tambahan akan diminta untuk melengkapi atau membuktikan hal tersebut).

• Perusahaan yang berada di Indonesia bersedia bertanggung jawab atas seluruh biaya.
• Pemohon adalah karyawan BUMN.
• Pemohon adalah karyawan dari perusahaan yang menjalin kerja sama dengan perusahaan di Jepang.
• Pemohon adalah karyawan dari perusahaan joint venture Indonesia – Jepang, atau anak perusahaan Jepang, atau cabang dari perusahaan Jepang.
• Pemohon adalah karyawan dari instansi pemerintah.
• Pemohon adalah budayawan/ seniman yang sudah go-international; atlit yang sudah diakui ; dekan, profesor, asisten profesor dari universitas; pimpinan museum, atau lembaga penelitian pemerintah maupun swasta.

Selesai mengajukan permohonan VISA, kami harus kembali ke negara sendiri (baca: keluar gedung kedutaan). Kembali bertemu kemacetan dan panasnya Jakarta. 😀

Jadi, mengajukan permohonan VISA tidak seseram yang dibayangkan (oleh saya) kok.

Semoga bermanfaat