Ketidaksalingmengertian itu mahal, jenderal!

DALAM sebuah organisasi yang mengelola hal yang besar (entah SDM-nya, entah bahan bakunya, entah ruang lingkup pekerjaannya), dibutuhkan sistem yang mumpuni. Sistem disini diartikan sebagai tools/alat bantu dalam bekerja, entah untuk pelaksanaan tugas dan fungsi, pengawasan, evaluasi, dll. Karena sistem tersebut selain akan mempermudah dalam melaksanakan pekerjaan, juga akan membentuk perilaku seluruh pihak yang terlibat: pimpinan, bawahan, bahkan stakeholder yang lainnya. Sistem di zaman komputer yang serba canggih seperti sekarang ini mampu men-drive perilaku dan arah organisasi.

Saya bekerja pada sebuah unit yang menjembatani antara pembuat dan pengelola sistem dengan user/pengguna. Tugas kami merumuskan kebutuhan user di lapangan, melakukan analisis terhadap kebutuhan tersebut serta kaitannya dengan ketentuan yang berlaku dan mengkaji sejauh mana kebutuhan tersebut layak dipenuhi oleh sistem yang sudah kami miliki maupun yang belum kami miliki, dan menyampaikannya kepada pembuat/pengelola sistem melalui permintaan pembuatan sistem baru maupun penambahan dan/atau perubahan fitur pada sistem yang sudah ada. Maka kemampuan dasar yang harus kami miliki adalah kemampuan menerjemahkan. Menerjemahkan kebutuhan user ke dalam fitur pada sistem yang ada maupun yang belum ada. Dan tentu saja menerjemahkan kebutuhan user tersebut kepada pihak lain yang terkait: pembuat peraturan misalnya.

Yang paling sering terjadi dan paling sering menjadi masalah adalah tidak sinkronnya peraturan dengan sistem. Peraturan terlebih dahulu dikeluarkan, namun sistem belum mampu menangkap dan menerjemahkan peraturan tersebut. Maka yang terjadi adalah pihak ketiga yang direpotkan: pelaksana peraturan. Banjir complain dan kemarahan pihak ketiga menjadi hal yang biasa.

Saya pernah berada pada satu situasi rapat, dimana dalam rapat tersebut melibatkan unit tempat saya bekerja, pembuat/pengelola sistem, dan pembuat peraturan. Sangat sulit sekali mempertemukan pendapat dan keinginan pembuat peraturan dengan pembuat sistem. Pembuat peraturan berpendapat bahwa ketentuan tersebut mudah diaplikasikan ke dalam sistem baru yang sebenarnya sederhana. Pembuat sistem yang notabene tidak banyak tahu soal peraturan hanya meminta hal yang sederhana: tolong aturan tersebut diterjemahkan dalam tabel-tabel. Namun pembuat peraturan berkeras kalau tidak perlu diterjemahkan dalam tabel. Saya sendiri sampai pusing berada dalam rapat tersebut.

Ketidaksalingmengertian mengakibatkan tingginya biaya. Biaya melaksanakan peraturan akibat sistem yang tidak oke, biaya komunikasi, biaya transportasi dan biaya-biaya lain yang terkait pelaksanaan peraturan tersebut. Sejujurnya saya rindu pada sinergi, sinergi yang diejawantahkan dalam koordinasi yang mantap, terarah dan jujur hingga semua pihak saling mengerti, mengenai kedudukan, fungsi, dan tugas masing-masing. Sehingga sistem yang harus dibangun dan/atau dikelola benar-benar sistem yang dibutuhkan dan mampu membawa ke arah pencapaian tujuan organisasi.

Ketidaksalingmengertian berakibat buruk terhadap image organisasi secara keseluruhan. Ketidaksalingmengertian harus dibayar mahal oleh banyak pihak, termasuk organisasi itu sendiri.

Pada akhirnya, tulisan ini hanya pendapat pribadi saya, tidak mencerminkan sikap organisasi dimana saya bekerja. Tulisan ini hanya pepesan kosong, igauan seorang lelaki yang sedang datang bulan. Semoga Tuhan senantiasa membersamai langkah kita. Amin.

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s